Rozliczanie dotacji-zmiany w stosunku do wniosku
Jeżeli realizujesz projekt o dofinansowanie, który trwa co najmniej rok, może się zdarzyć, że raport końcowy będzie odbiegać od wniosku o dofinansowanie. Jak sobie radzić w takiej sytuacji? Zapraszam do przeczytania artykułu-rozliczanie dotacji-zmiany w stosunku do wniosku
Projekt jako żywy organizm
Realizowany projekt jest niejako żywym organizmem: zmienia się, dopasowuje do nowych warunków, ewoluuje. W zależności od konstrukcji umowy, większość grantodawców podchodzi elastycznie do zmian w projekcie. Jeżeli modyfikacje mają służyć podniesieniu jakości wypracowanego rezultatu/produktu, zwykle nie ma przeciwwskazań do ich wprowadzenia.
Przy projektach trwających powyżej roku, które dodatkowo angażują do współpracy kilku partnerów lub realizowane są w konsorcjach, często się zdarza, że w trakcie jego trwania następują zmiany od pierwotnie zakładanego planu.
W instytucji grantodawcy najczęściej dedykowana jest osoba kontaktowa do danego projektu. Taki opiekun projektu zna jego przebieg oraz gromadzi dokumentację i korespondencję z beneficjentem dotyczącą konkretnej umowy. Dobrze jest na bieżąco informować o zmianach. Pewne zmiany w stosunku do wniosku będą wymagały jedynie przekazania stosowanej informacji (najczęściej drogą mailową) do grantodawcy, inne mogą wymagać jego zgody.
Zapisuj, drukuj i archiwizuj
W przypadku zmian, zawsze lepiej prosić o zgodę przed poniesieniem kosztów związanych ze zmianą. Jeżeli grantodawca wyraża zgodę na zmianę, najlepiej mieć ją na piśmie – chociażby w korespondencji mailowej (wydrukowaną wiadomość przechowywać w korespondencji projektu).
W projektach realizowanych w partnerstwie z innymi podmiotami, dobrze jest gromadzić wszelką dokumentację i korespondencję na bieżąco. Porządek w papierach to punkt wyjścia do dobrze zrealizowanego projektu. Niestety, w trakcie trwania projektu może Ci się wydawać, że wiesz wszystko, jednak przy jego rozliczeniu może się okazać, że nie będziesz w stanie odtworzyć toku swojego rozumowania bądź ustaleń z partnerami, jeżeli nie stworzysz odpowiednich notatek… a grantodawca może wymagać wyjaśnień, które będą się do tej wiedzy odwoływać, warto o to zadbać.
Przeczytaj też o rozliczaniu dotacji-od czego zacząć